Stock mismatch হলেই চুরি হয়েছে—এমন নয়

Physical stock আর system stock না মিললে দ্রুত theft সন্দেহ হওয়া স্বাভাবিক। কখনও সেটিই কারণ, কিন্তু অনেক mismatch সাধারণ workflow gap থেকেও হয়। দরকারি প্রশ্ন হলো—কোথায় stock পরিবর্তন হচ্ছে কিন্তু সঠিকভাবে record হচ্ছে না?

১. ভুল item বা variant sale হয়েছে

Clothing retail-এ একই product-এর size/color আলাদা হয়। Staff ভুল variation বেছে নিলে মোট unit ঠিক মনে হলেও নির্দিষ্ট SKU ভুল হয়ে যায়।

২. Purchase receiving অসম্পূর্ণ ছিল

Purchase order বা supplier invoice থাকলেই সব unit physically এসেছে এমন নয়। Receiving-এ যা বাস্তবে এসেছে সেটিই record হওয়া উচিত।

৩. Return/Exchange workflow-এর বাইরে হয়েছে

Exchange-এ stock দুই দিকে বদলায়—একটি item ফিরে আসে, আরেকটি বের হয়। Manual workaround করলে একটি movement বাদ পড়ে যেতে পারে।

৪. Branch transfer শুধু ফোন/চ্যাটে হয়েছে

এক branch থেকে অন্য branch-এ stock পাঠিয়ে movement শুধু message-এ রাখলে দুই branch-এর balance-ই অবিশ্বস্ত হতে পারে। Source, destination ও status-সহ transfer workflow ব্যবহার করুন।

৫. অতিরিক্ত staff-এর broad permission আছে

Access control loss পুরোপুরি বন্ধ করে না, কিন্তু অপ্রয়োজনীয় exposure কমায় এবং দায়িত্ব পরিষ্কার করে। Cashier, shop manager, inventory staff ও owner-এর একই access দরকার নেই।

DokanMate sales, purchases, returns/exchanges, stock transfer ও branch-aware permission একই operational trail-এ রাখে। এতে shrinkage কখনও হবে না—এমন গ্যারান্টি নয়; তবে mismatch তদন্তের জন্য মালিক পরিষ্কার ইতিহাস পান।