ইতিহাস পরিষ্কার না থাকলেই বাকি বড় সমস্যা হয়
বিশ্বস্ত কাস্টমারকে বাকিতে বিক্রি করা অনেক ব্যবসার স্বাভাবিক অংশ। সমস্যা শুরু হয় যখন দোকান দ্রুত বলতে পারে না—কে কত টাকা বাকি, কোন বিক্রি থেকে বাকি, এবং এর মধ্যে কত টাকা পরিশোধ হয়েছে।
কম লেনদেনে কাগজের খাতা কাজ করতে পারে, কিন্তু একাধিক স্টাফ পেমেন্ট নিলে বা কাস্টমার আংশিক টাকা দিলে হিসাব মিলানো কঠিন হয়।
এক কাস্টমারের জন্য এক রেকর্ড রাখুন
প্রতিবার বাকিতে কেনাকাটার জন্য নতুন নোট তৈরি না করে কাস্টমার পরিচয়, বিক্রির ইতিহাস, বাকি ব্যালেন্স ও পেমেন্ট ইতিহাস একসাথে রাখুন। নতুন বাকি দেওয়ার আগে স্টাফ একই জায়গায় আগের অবস্থা দেখতে পারবে।
শুধু নতুন ব্যালেন্স নয়, প্রতিটি পেমেন্টও রেকর্ড করুন
কাস্টমারের বাকি ৳৫,০০০ এবং সে ৳২,০০০ দিলে শুধু “নতুন বাকি ৳৩,০০০” লিখলে ইতিহাস হারিয়ে যায়। পেমেন্ট ঘটনাটিও রেকর্ড করুন—পরে প্রশ্ন হলে কখন কী পরিবর্তন হয়েছে দেখা যাবে।
ফলোআপ রাখুন তথ্যভিত্তিক ও ভদ্র
ভালো Baki workflow তর্ক কমায়। কাস্টমারকে জানানোর আগে outstanding balance, last payment এবং প্রয়োজনীয় invoice/date দেখে নিন।
নিয়মিত বাকি রিভিউ করুন
মাসের শেষে বড় বাকি আবিষ্কার করার বদলে দৈনিক বা সাপ্তাহিক রিভিউতে দেখুন:
- যাদের এখনও বাকি আছে
- নতুন due sale
- পাওয়া পেমেন্ট
- অস্বাভাবিক পুরনো বাকি
- নিজের নির্ধারিত credit limit-এর কাছাকাছি কাস্টমার
POS ডেমোতে কী দেখবেন
শুধু sale screen-এর “Due” field নয়—সম্পূর্ণ workflow দেখতে বলুন। একটি due sale করুন, partial payment নিন, customer history দেখুন এবং নতুন balance verify করুন।
DokanMate customer record, due, payment history ও sales context একই জায়গায় রাখে, যাতে authorized staff আলাদা খাতার বদলে সম্পূর্ণ ইতিহাস অনুসরণ করতে পারে।